آشنایی با مدیریت ادعا (Claim Management) و تهیه لایحه ی تاخیرات

تقاضائی ازسوی یک طرف قرارداد با دلایلی که در نظر متقاظی به نظر میرسد درست باشد و یا اصولا درست است که معمولا به دلیل اقدامات، دستورات و یا تغییرات ناهماهنگ با عقد قرارداد پروژه از سوی طرف دیگر قرارداد به وجود آمده و از لحاظ اقتصادی بین دو طرف قابل حل و فصل نمی باشد.

برای مثال نظر کارفرما این است که پیمان کار از برنامه ای که باید انجام میداده عقب مانده پروژه پیشرفت چندانی نداشته و از کاراجرایی فاصله زیادی دارد بنابر این با توجه به شرایط عمومی و خصوصی پیمان به علت عقب افتادن در بهره برداری آتی پروژه ادعای خسارت می نماید .

یا پیمانکار این ادعا را دارد که پروژه  طبق برنامه مصوب به موقع درحال انجام است.

پس در واقع هر عاملی که باعث به وجود آمدن اختلاف در تعهدات نوشته شده قرارداد میتواند از سوی هر دو طرف پیمانکار و یا کارفرما در معرض ادعا قرار بگیرد به عبارت دیگر ادعا ابزاری برای اثبات کردن حقی برای جبران هزینه ها یا زمان تحمیل شده خارج از قرارداد است.

در صورتی که بین دو طرف توافق حاصل شود ادعا از بین میرود در غیر این صورت ادعا امکان دارد به مذاکره، واسطه گری، داوری و در نهایت به مراجع قضائی (دادگاه) ادامه یابد تا اینکه حل شود.

دانش مدیریت ادعا Claim management  کمک میکند تا تمامی علت های اصلی ادعاها در پروژه که عبارت اند از  فعالیت های مهندسی و طراحی نادرست، قراردادهای نامناسب، محدوه کار و مشخصات فنی مبهم ونامشخص، کنترل ، نظارت و ارتباطات ضعیف و …که باعث عقب افتادن پروژه و هدر رفتن زمان همچنین افزایش هزینه میشود را فراگرفته و آنها را حل وفصل نمایید.

کاربرد مدیریت ادعا claim management

امروزه، یکى از شاخص هاى اصلى در ارزیابى موفقیت پروژه ها، انجام آنها در زمان مقرر و یا اجراى بدون تأخیر آنها است. زیراهنگامى که پروژه اى نسبت به تاریخ تکمیل قراردادى تأخیر داشته باشد، مى تواند هزینه هاى اضافى و خسارات قابل توجهى را به پیمانکار، کارفرما و یا هر دوتحمیل کند و منجر به  بروز ادعایی از سوی آنها در پروژه شود.

بدین منظور، اکثر کشورهای پیشرفته و در حال توسعه با علم به محدود بودن منابع و بازار رقابتى شدید، جهت استفاده بیشتر از منابع و کسب سود بیشتر به دنبال محاسبه میزان تأخیرات پروژه به صورت واقع بینانه و مشخص کردن مسئولیت هر یک ازعوامل پروژه جهت جبران هزینه هاى ناشى از تأخیرات واقع شده در پروژه هستند.

اقداماتی که در مدیریت ادعا صورت میگیرد:

1- اقدامی که در اولین مرحله صورت میگیرد جلوگیری از  ادعا میباشد.

2- اقدامی که در مرحله دوم صورت میگیرد کاهش ادعا است.

3- در مرحله سوم باید پیگیری ادعاها را انجام دهد که شامل شناسایی ادعا و کمی سازی ادعا میباشد.

4- در نهایت ادعا را حل و فصل مینماید.

هدف در تمامی پروژه ها این است که اختلافات به زودی و با کمترین زمان حل شود وگرنه اختلافات پیچیده تر و با زمان و هزینه بیشتری برطرف خواهد شد.

ویژگی های مدیریت ادعا

• شناسایی و بررسی کردن تمامی محدوده ی پرژه قبل از مناقصه
• مشخص کردن تعهدات، مسئولیت ها و اختیارات هریک از اعضای  پروژه
• تعیین زمان مناسب برای اجرای پروژه
• شناسایی نیازهای ذینفعان پروژه
• مشخص کردن روش های حل کردن اختلاف ها
• در پروژه های بزرگ با تشکیل هیئت بررسی اختلاف از ایجاد هرگونه اختلاف جلوگیری میکند.
• با استفاده از تهیه بیانیه ادعا Statement of claim میتوان پس از شناسایی ادعا دلایل چرایی ادعا را بیان کرد.
• تعیین فرایندهای تصمیم گیری که میتواند از هدر رفتن زمان و به وجود آمدن اختلاف و ادعا پیشگیری کرد.

با تهیه مستندات خوب و قوی باعث میشود تغییرات در پروژه به رسمیت شناخته شوند و کمک به کاهش استدلال طولانی مدت بین پیمانکار و کارفرما میکند که با انجام این کار میتوان دفاع خوبی از ادعاها کرد.

مخاطبان دوره مدیریت ادعا

1. کارفرمایان دولتی و خصوصی
2. پیمانکاران اصلی و فرعی
3. مشاوران به طور عام و مدیران پروژه
4. سرپرستان پروژه
5. کارشناسان دفتر فنی
6. کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه
7. اساتید دانشگاه ها به طور خاص
8. و سایر کسانی که به نوعی با مباحث مدیریت ادعا در ارتباط هستند.

اهداف دوره مدیریت ادعا

محاسبه میزان تأخیرات و ریشه یابى آنها در پروژه امری ضروری مى باشد تا بتوان از این طریق اثرات منفى آنها را به حداقل رساند. محاسبه و شناسایى علل تأخیرات برای هر کدام از نهادهای درگیر در پروژه دارای منافعى به صورت زیر است:کارفرمایان و مشاوران به دنبال محاسبه میزان تأخیرات و علت یابى تأخیرات هستند تا بتوانند براساس آن میزان خسارت تأخیرات پیمانکاران را محاسبه نمایند و همچنین تخمین های مناسبى از تاریخ اتمام پروژه در دست داشته باشند

پیمانکاران نیز در صدد توجیه تأخیرات خود و فرار از پرداخت خسارت ها هستند و یا در مواقعى که عدم انجام به موقع تعهدات کارفرما موجب زیان به پیمانکار شده است، برای تدوین ادعای خسارت تأخیر از کارفرما، نیاز به محاسبه میزان تأخیرات و تحلیل آن دارند.

هدف از این دوره آشنایی با مباحث مدیریت ادعا، تاخیرات، چگونگی تهیه گزارش تاخیرات و نحوه پیاده سازی آن در سطح سازمانی میباشد.