مدیریت ادعا برای مواقعی که نارضایتی بین کارفرما و کارمند یا اعضای یک تیم پیش می آید، بسیار کاربردی است و از هزینه های اضافه جلوگیری می کند.

در همه ی پروژه های اجرایی ممکن است شرایطی پیش بیاید که پروژه طبق قرارداد و مستندات ثبت شده بین پیمانکار و کارفرما پیش نرود، خواه این قصور از طرف پیمانکار باشد، خواه از سمت کارفرما. در این حالت فرآیندی وجود دارد که هر یک از طرفین می توانند ادعایی در مقابل همسو نبودن نتیجه پروژه با قرارداد داشته باشند، به این فرآیند مدیریت ادعا یا Claim Management می گویند .

تعریف ادعا به زبان ساده

ادعا در لغت به معنای “مطالبه نمودن” می باشد. در پروژه هنگامی که هریک از طرفین قرارداد، وظایف تعیین شده ی خود را به درستی انجام ندهند، طرف مقابل حقوقی برایش ایجاد خواهد شد که می تواند آن را مطالبه کند. به عبارت دیگر، ادعا ابزاری است برای اثبات حقوق طرفین برای جبران خسارات وارد شده در هر زمینه از پروژه.

ادعا وقتی پیش می آید که طرفین در درخواست مطرح شده اختلاف نظر داشته باشند، اگر توافق حاصل شود ، ادعا از بین می رود و تغییر نامیده می شود.

علل اصلی ادعاها در پروژه معمولاٌ عبارتند از: قراردادهای نامناسب، عدم مستند سازی درست، واضح نبودن محدوده ی کار، نظارت و کنترل نادرست، ارتباطات ضعیف و… که منجر به افزایش زمان و هزینه ی پروژه و به تبع آن تحمیل خسارت خواهد شد.

مدیریت ادعا چیست؟

مدیریت ادعا یکی از مهم ترین چالش های بزرگ و همچنین یک فرآیند جدا نشدنی در پروژه های اجرایی است که با استفاده از آن می توان از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری نمود و در صورت بروز مشکل یا اختلاف بین کارفرما و پیمانکار، بتوان آن را به درستی مدیریت کرد.

به طور کلی مدیریت مطالبات پیمانکار یا کارفرما که به دلیل درست انجام ندادن کارها، موارد پیش بینی نشده در قرارداد، یا عدم رعایت تعهدات و قصور طرفین به وجود می آید را مدیریت ادعا گویند.

مدیریت ادعا شامل چهار فرآیند می باشد:

1-جلوگیری از ادعا:
که شامل اقداماتی نظیر طراحی قرارداد، مستندسازی، تعیین محدوده و… می باشد.

2-کاهش ادعا:
شامل اقداماتی نظیر تهیه و ارائه پیشنهادات، مذاکرات پیش قرارداد، تهیه و تدوین چهارچوب و همچنین اقداماتی حین اجرای پروژه می باشد، که پروژه طبق قرارداد و مستندات پیش برود.

3-پیگیری ادعا:
شامل اقداماتی است که باید حین اجرای پروژه و پس از اتمام پروژه که حل و فصل مسائل مهم و نهایی سازی صورت وضعیت ها می باشد. این فرآیند خود شامل دو بخش شناسایی ادعا و کمی سازی ادعا است.

4-حل و فصل ادعا:
در صورت بروز هرگونه اختلاف بین طرفین، هدف آن است که مسائل در کمترین زمان حل شود، در غیر این صورت هرچه پیش برود، اختلافات پیچیده تر می شوند و زمان و هزینه ی بیشتری صرف خواهد شد.

حل اختلافات در مرحله ی اول با مذاکره شروع می شود، سپس با میانجیگری و بعد از آن داوری انجام می شود. و در بعضی موارد خاص با مراجعه به دادگاه و اعاده ی دادرسی پایان می یابد.

تعریف مدیریت ادعا طبق استاندارد PMBOK

فرآیندی که جهت حذف یا پیشگیری از بروز ادعا عمل می کند و در صورت بروز، در مقابل آن عکس العمل نشان می دهد. این عنوان شامل کلیه ی روش هایی است که برای حذف یا جلوگیری از بروز ادعاها و همچنین مدیریت آن ها مورد نیاز است.

انواع ادعا

ادعاهای پروژه به روش های مختلفی دسته بندی می شوند، اما یکی از مهم ترین دسته بندی ها، تقسیم بندی از دیدگاه مستندات و تحلیل های انجام شده می باشد که پروژه را به سه دسته ی کلی تقسیم می کند:

1-ادعاهای فنا شونده:
ادعاهایی هستند که احتمال پذیرفته شدن آنها توسط طرف مقابل بسیار کم است، زیرا مستندات یا تحلیل های انجام شده اعتبار کافی ندارند.

2-ادعاهای به حق:
ادعاهایی هستند که احتمال پذیرفته شدن آنها توسط طرف مقابل بسیار زیاد است، زیرا مستندات و تحلیل ها از اعتبار بالایی برخوردار هستند.

3-ادعاهای مشکوک:
ادعاهایی هستند که احتمال پذیرفته شدن آنها توسط طرف مقابل نامعلوم است و پذیرش یا عدم پذیرش آنها به نوع مستندات و تحلیل های انجام شده بستگی دارد.

نوعی دیگر از دسته بندی وجود دارد که مربوط به قرارداد های پیمانکاری است و شامل موارد زیر می باشد:

1-ادعاهای زمانی
2-ادعاهای هزینه ای
3-ادعاهای کیفی
4-ادعاهای مربوط به محدوده

به طور کلی در هیچ پروژه ای نمی توان احتمال بروز ادعا را از میان برد، اما می توان با شناسایی دلایل و منابع اصلی پدید آمدن ادعا تا حد قابل توجهی از وقوع آن ها جلوگیری کرد.

دوره آموزشی مدیریت ادعا (Claim Management ) همانطور که برای حل مشکلات بین طرفین پروژه استفاده می شود،برای جلوگیری از بروز هزینه های اضافی و خسارات های قابل توجه نیز کاربرد دارد.